مدیریت عملکرد در کوچینگ
مدیریت عملکرد در کوچینگ به معنای واگذار کردن کارها است. در نتیجه بهعنوان یک مدیر علاوه بر مسئولیتهای خود مسئولیت عملکرد کارکنانتان را هم بر عهده دارید. برقراری ارتباط مؤثر با کارکنان، هسته اصلی مدیریت است و به مدیران کمک میکند رشد و توسعه فردی کارکنان را رقم بزنند، پتانسیلهایشان را کشف و شکوفا کنند تا به دستاوردها و نتایج مطلوبتری برسند. مدیریت عملکرد از جمله ابزارهایی است که مدیران در اختیار دارند و میتوانند به واسطه آن عملکرد کارکنان را ارزیابی کرده، نیازهای سازمان را بسنجند و کارکنان را بهگونهای هدایت کنند که وظایف خود را بهدرستی انجام دهند. پس همواره در مدیریت عملکرد با کوچینگ، خیر و برکتی بیشمار نهفته است که کافی است با بهرهگیری از علم این کار به سازمان خود اعتباری دوباره ببخشید.
مدیریت عملکرد در کوچینگ
عملکرد و کارایی کارکنان همواره یکی از دغدغههای مدیران بوده و هست. مدیریت عملکرد در واقع نوعی سرمایهگذاریکردن بر روی کارکنان است؛ که اگر بهدرستی انجام شود مزایای بسیاری به همراه خواهد داشت.
-
- افزایش بهرهوری
- بهبود روحیه کار تیمی
- بالارفتن انگیزه
- هماهنگی بیشتر
- همسان شدن اهداف کارکنان با اهداف و ارزشهای سازمانی
اما متأسفانه اغلب مدیران این ابزار قدرتمند را نادیده میگیرند یا بنا به دلایلی از اجرای آن سرباز میزنند. شاید مهمترین دلیل آن، عدم شناخت و درک مدیریت عملکرد باشد. گاهی اوقات نیز مدیران بهاشتباه تصور میکنند که وظیفه اصلی آنها دیکتهکردن کارها به کارکنان، حلوفصل کردن مشکلاتشان و داشتن تمامی پاسخها است. در نتیجه از مدیریت عملکرد بهعنوان ابزاری برای تهدید، تنبیه یا ترساندن کارکنان بهره میگیرند میخواهند مقصر را پیدا کنند، مسئولیتها را به گردن او بیندازند و اقتدار خود را به رخ بکشند.
سیاست چماق و هویج یک محرک قوی و گاها مؤثر است؛ اما روزبهروز قدرت خود را از دست میدهد. چرا که اگر با افراد اینگونه رفتار کنید نمیتوانید از آنها انتظار داشته باشید بهترین عملکرد را داشته باشند.
دنبال مقصر نباشید، به جای آن به کارکنان کمک کنید تا برای حل مشکل راهکار مناسبی پیدا کنند. بهجای آن که مدام در گذشته سیر کنید، تمرکزتان بر لحظه حال و آینده باشد. بهجای آن که چندین و چند پرسشنامه ارزیابی عملکرد تهیه کنید به دنبال تقویتکردن ارتباطات میانفردی باشید. با کمک مدیریت عملکرد میتوانید، دانش مهارت و تجربه کارکنان را بهبود ببخشید. از این دیدگاه به قضیه نگاه کنید که کارکنان شما بیش از هر فرد دیگری با مسائل و مشکلات سازمان سروکار دارند، پس چه کسی بهتر از آنها میتواند مشکلات را کشف و حل کند؟ کافی است آنها را باور داشته باشید، بر روی توانمندیهایشان سرمایهگذاری کنید و آنها را طوری پرورش دهید که بتوانند مستقل عمل کرده و برای مشکلات بهترین راهکار را پیدا کنند.
مدیریت عملکرد، شما را به این اهداف نزدیک میکند؛ چرا که مدیریت عملکرد صرفاً یک ابزار قدرتمند برای ارزیابی و سنجش عملکرد کارکنان و سازمان نیست، بلکه میتوان از آن برای بهبود عملکرد نیز بهره گرفت. کار سادهای نیست ریزهکاریها و پیچیدگیهای بسیاری دارد، اما اگر با یک رویکرد و نگرش درست برای آن برنامهریزی و هدفگذاری کنید، در نهایت میتوانید از مزایای آن بهرهمند شوید.
پیش از هر کاری باید یک تعریف خوب و دقیق از عملکرد و معیارهای سنجش آن داشته باشید. پیتر دارگر یکی از بزرگترین نظریهپردازان حوزه مدیریت میگوید:
آنچه را که نمیتوان ارزیابی کرد، نمیتوان مدیریت یا کنترل کرد.
همانطور که میدانید یک سازمان از بخشهای متعدد و متفاوتی تشکیل شده و برای سنجش عملکرد هر کدام از این بخشها باید معیارهای متفاوتی در نظر گرفت. در جدول زیر، نمونهای از معیارهای سنجش عملکرد را مشاهده میکنید. بهمحض آن که استاندارد و معیار مناسبی برای ارزیابی عملکرد هر یک از بخشهای سازمان مشخص کردید، اهداف مدیریت عملکرد را برای کارکنان و مدیران شرح دهید؛ تا بتوانید از این ابزار قدرتمند بهعنوان قلب تپنده برنامه رشد و توسعه سازمان بهره بگیرید. به آنها بگویید که تکتک افراد در این برنامه اهمیت دارند و برای رشد و پیشرفت سازمان مهارت، تخصص و توانمندی آنها، ضروری است. وقتی افراد بدانند که برای آنها و مسئولیتشان در سازمان ارزش و اهمیت قائل هستید و قدر تلاشها و زحمتهایشان را میدانید، بدون تردید عملکرد بهتری از خود نشان میدهند. این به نوبه خود رشد و توسعه فردی و سازمانی را در پی خواهد داشت. تقویتکردن این حس در میان کارکنان باید یکی از مهمترین اهداف مدیریت عملکرد باشد.
پس بهتر است پیش از اجراییکردن برنامه مدیریت عملکرد، تمامی کارکنان و مدیران را در جریان چندوچون این برنامه قرار دهید. افراد باید بدانند چه مسئولیتی دارند، چگونه باید آن را انجام دهند و به چه کسی پاسخگو هستند. این شفافسازی به اجرای هر چهبهتر مسئولیتها و وظایف کمک میکند.
کنارگذاشتن کارکنان از این برنامه باعث میشود، میان کارکنان تفرقه ایجاد شود یا آنها حس کنند در حقشان بیعدالتی شده است. انگار غیرمستقیم به آنها میگویید عملکردشان هیچ تأثیری در دستاوردها و موفقیتهای سازمان نخواهد داشت. در نتیجه آنها انگیزههایشان را از دست میدهند و این مسئله در چرخه مدیریت عملکرد، خلل ایجاد میکند. سوال اصلی این است که مدیریت عملکرد فقط یک واژه شیک و زیبا است که در ابتدا و انتهای سال به شکلی کاملاً فشرده به آن پرداخته میشود. یا مراحل مختلف آن در سازمان شما اجرای میشود؟ و اگر برنامه مدیریت عملکرد در سازمان اجرا میشود، نکات زیر را رعایت میکنید؟
نکاتی برای مدیریت بهتر عملکرد
- مطابقت داشتن اهداف فردی با اهداف سازمان
- شرکتداشتن تمام کارکنان در برنامه مدیریت عملکرد
- برگزارشدن جلسات مدیریت عملکرد بر مبنای شواهد و مستندات
- منظم برگزارشدن جلسات مدیریت عملکرد
- دریافت و ارائه بازخورد مؤثر
درباره تمامی این موارد فکر کنید. کدام یک از آنها را رعایت میکنید؟ در کدام بخشها مشکل دارید؟ حس میکنید، برای اجرای برنامه مدیریت عملکرد به کمک نیاز دارید؟ در ادامه شما را با چرخهای آشنا خواهیم کرد که با بهکارگیری آن میتوانید، مدیریت عملکرد را با یک رویکرد کوچینگی اجرا کنید و اطمینان یابید که سازمان شما مطابق با برنامههایتان رشد و پیشرفت خواهد کرد. همانطور که مشاهده میکنید، چرخه مدیریت عملکرد یک مدل سهمرحلهای است که راه رسیدن به اهداف را برای مدیران و کارکنان هموار میکند؛ سپس یک چهارچوب مشخص برای قدمگذاشتن در مسیر توسعه فردی و رشد سازمانی ارائه میدهد. چرخه مدیریت عملکرد، بخشی جداییناپذیر از برنامهی مدیریت است و اجرای صحیح آن مزایای بیشماری به همراه خواهد داشت.
در ادامه هر یک از مراحل این چرخه را شرح خواهیم داد :
- برنامهریزی: این مرحله در واقع بستر و فضا را برای رسیدن به موفقیت فراهم میکند. پیش از آن که تیم مدیران با کارکنان خود در مورد اولویتها و اهداف سازمان سخن بگویند، ابتدا باید جلسهای گذاشته و استراتژیهای کلی سازمان و اهداف آن را در سال آینده مشخص کنند. این استراتژیها باید تمامی اهداف فردی، برنامههای رشد و توسعه فردی، وظایف و مسئولیتهای کارکنان را در برگیرد. بهعلاوه میبایست در خصوص نحوه نظارت بر دستاوردها و مسیر پیشرفت با کارکنان گفتوگو کرد. هر چه در این مرحله اطلاعات بیشتری جمع کنید، اثربخشی این مرحله بیشتر خواهد شد.
- نظارت: نظارت نقشی مهم و سرنوشتساز در چرخه مدیریت عملکرد دارد. در واقع ضامن اجراییشدن مرحله برنامهریزی است. اما بدون تردید هیچ فایدهای نخواهد داشت که فقط سالی یک یا دو بار بر روند اجراییشدن مرحله برنامهریزی و عملکرد کارکنان نظارت داشته باشید. جلسات مدیریت عملکرد باید دو هفته یکبار یا حداکثر ماهی یکبار برگزار شوند، تا بتوان بر پیشرفتهای صورتگرفته نظارت کرد. مشکلات و موانع موجود را شناسایی و برطرف کرد و برای پیشبرد اهداف، منابع موردنیاز را اختصاص داد. کارکنان بیانگیزه، یکی از بزرگترین چالشهای این مرحله محسوب میشوند. آنها حس میکنند نمیتوانند بهخوبی از پس مسئولیتها و وظایفشان برآیند و بهعنوان یک مدیر باید بدانید چگونه در آنها انگیزه ایجاد کنید. بهتر است، اهداف را به چند ریز هدف تبدیل کنید و در جلسات مدیریت عملکرد بر روند انجام آنها نظارت داشته باشید.
- بازبینی و بررسی: در طول سال شرایط تغییر میکند و متناسب با این تغییرات، اهداف هم تغییر میکنند؛ پس باید اهداف جدیدی برای سازمان تعریف کرد. گاهی هم لازم است بازه زمانی رسیدن به اهداف را کم یا زیاد کرد. موفقیتهای بهدستآمده را بررسی کنید و عملکرد کلی کارکنان را ارزیابی کنید تا ببینید چه اندازه در راستای محققشدن اهداف، پیشرفت داشتهاند. در واقع این مرحله فرصتی است برای مدیران تا ارتباط خود را با کارکنان بهبود ببخشند، انگیزه و روحیه آنها را بالا ببرند و بیش از هر زمان دیگری در پیشبرد چرخه مدیریت عملکرد سهیم باشند.
برای پیشبرد هر چه بیشتر و بهتر چرخه مدیریت عملکرد میتوانید، در هر یک از مراحل این چرخه از مهارتها و تکنیکهای کوچینگ کمک بگیرید.
در ادامه قرار است چرخه مدیریت عملکرد را با یک رویکرد و چشمانداز کوچینگی بررسی کنیم تا ببینیم کوچینگ چه کمکی به بهتر اجراشدن این چرخه میکند.
برنامه ریزی
در مرحله برنامهریزی، اهداف مشخص میشوند، سپس اهداف و ارزشهای فردی با اهداف و ارزشهای سازمانی همسو و هم راستا میشوند و در نهایت اقدامات لازم برای محققشدن این اهداف مشخص میشوند. اما پیش از شروع این مرحله باید یک جلسه ترتیب داد و ذهن کارکنان را برای اجرای چرخه مدیریت عملکرد، آماده کرد. اگر پیش از شروع چرخه مدیریت عملکرد، فرصتی در اختیار کارکنان قرار دهید تا درباره هدف و نحوه اجرای آن خوب فکر کنند، بدون تردید نتایج بهتری حاصل خواهد شد. یک راهکار ایدهآل استفاده از پرسشنامه خودارزیابی است. توصیه میشود این پرسشنامه در ابتدای جلسه به کارکنان داده شود تا آنها بتوانند بر مبنای استانداردها و معیارهای از پیش تعیین شده عملکردشان را ارزیابی کنند. در بسیاری از سازمانها برای ارزیابی عملکرد کارکنان از پرسشنامههایی استفاده میشود که در آن یک پرسش بسته و توصیفی نوشته شده و فرد میبایست بین ۱ تا ۵ به آن امتیاز دهد. بهعنوانمثال:
-
فرد پروژههایش را بهموقع تحویل میدهد؟ ۱¡ ۲¡ ۳¡ ۴¡ ۵¡
این پرسشها بیش از حد کلی و سطحینگر هستند و بههیچوجه نمیتوانند دادهها و اطلاعات خوبی در اختیار مدیران قرار دهند. در اکثر مواقع این پرسشنامهها توسط سرپرست فرد یا مسئول ارزیابی عملکرد او تکمیل میشوند. فاجعه زمانی رخ میدهد که، مسئول ارزیابی عملکرد امتیاز این پرسشها را با هم جمع میکند تا عملکرد کلی فرد را در دل یک امتیاز بگنجاند. این یک روش اشتباه و ناعادلانه که بدون تردید کارکنان را دلسرد میکند و انگیزههایشان را برای رشد و پیشرفت از بین میبرد. یادتان هست که گفتیم کوچینگ بر این اصل استوار است افراد بهترین متخصص امور حرفهای و زندگی خود هستند. باتوجهبه این اصل پرسشنامه خودارزیابی، بهترین راه برای سنجش عملکرد فرد است.
بخشی از این پرسشنامه باید به مشخص و واضح کردن نقشها و مسئولیتهای کارکنان اختصاص داده شود. باید از فرد بپرسید، کدام بخش از کارهایش را به نحو شایستهای انجام میدهد و باید بر روی کدام مهارتها و توانمندیهای خود بیشتر سرمایهگذاری کنند، تا عملکردش بهتر شود. شاید پیش خود فکر کنید همه افراد بهخوبی میدانند چه مسئولیتی در سازمان به عهده دارند؛ اما سیر تغییروتحول نقشها و مسئولیتها در یک سازمان شگفتانگیز است. لذا باگذشت زمان نقشها تغییر میکنند و افراد مسئولیتهای جدیدی به عهده میگیرند.
بخشی از این پرسشنامه باید به شناسایی و کشف نقاط قوت و نقاط قابلبهبود کارکنان اختصاص داده شود. یکی از مهمترین مزایای کوچینگ این است که، به افراد کمک میکند تا خود را بهتر بشناسند و بفهمند چگونه و با استفاده از چه مهارتهایی میتوانند رشد و پیشرفت کنند، یا بدانند در چه زمینههایی آن گونه که باید خوب عملنکردهاند و بهتر است زمان و انرژی بیشتری صرف کنند تا عملکرد خود را در آن حیطه مشخص، بهبود ببخشند.
میتوانید در فرم خودارزیابی از پرسشهای زیر استفاده کنید؛ تا کارکنان ترغیب شوند در چرخه مدیریت عملکرد نقشی پویا و فعال داشته باشند. در این صورت تیم مدیریت میتواند با بهرهگیری از یک سبک کوچینگی به رشد و توسعه کارکنان کمک کند. در ضمن حواستان باشد در طراحی این پرسشنامه از معیارها و استانداردهایی استفاده کنید که در همان ابتدا برای ارزیابی عملکرد بخشهای مختلف سازمانتان تعریف کرده بودید.
نمونهای از پرسشهای خودارزیابی به سبک کوچینگی
- در سازمان چه نقشها و مسئولیتهایی به عهده دارید؟
- نقش و مسئولیت اصلی شما کدام است؟
- بزرگترین نقطه قوت یا بارزترین استعداد شما چیست؟
- در چه زمینهای بهترین عملکرد را دارید؟
- از نقاط قوت و استعدادهای خود چه استفادهای میکنید؟
- برای استفاده بیشتر از استعدادهای خود چه برنامهای دارید؟
- در چه زمینهای ضعیفترین عملکرد را از خود نشان دادهاید؟
- مهمترین نقطه قابلبهبود شما در محیط کار چیست؟
- نشانه بارز این نقطه قابلبهبود چیست و چگونه به آن پی میبرید؟
- برای بهتر کردن عملکرد خود در این زمینه چه کرده اید؟
- چه عاملی مانع از پیشرفت شما میشود؟
بدون تردید پاسخدادن به پرسشنامه خودارزیابی ذهن کارکنان را آماده میکند تا جلسه برنامهریزی به شکلی هدفمند برگزار شود. اما گاهی اوقات کارکنان چالشهایی را پیش روی مدیران قرار میدهند، منفی باقی میکنند، در برابر تغییرات مقاومت نشان میدهند یا جلسه را کسلکننده میدانند. بهعبارتدیگر آنها هیچ تمایلی به کوچ شدن ندارند. اما مدیری که بر فرهنگ و رویکرد کوچینگی اشراف کامل داشته باشد میتواند، به این افراد کمک کند تا در جلسه برنامهریزی مدیریت عملکرد از آن حالت منفعل درآمده؛ فعال و مسئولیتپذیر باشند.
-
مشخص کردن اهداف
مشخص کردن هدف در چرخه مدیریت عملکرد اهمیت ویژهای دارد. پس از آن که کارکنان به درکی واضح و دقیق از نقشها و مسئولیتهایشان رسیدند، شما باید بر روی اولویتهای کاری در سال جدید تمرکز کنید.
به هنگام مشخص کردن هدف، ابتدا برنامه توسعه و پیشرفت سازمان را مورد بررسی قرار دهید تا کارکنان بتوانند چشمانداز سازمان را بهتر درک کنند. فرض کنید، هدف رشد و توسعه سازمانی و فردی است در این صورت باید تعریف همه افراد از این هدف یکسان باشد تا بتوانند متناسب با آن برای خود اهداف مشخص کنند.
بهعنوانمثال اگر سازمان تصمیم داشته باشد ارتقای عملکرد کارکنان را بهعنوان هدف خود در سال جدید اعلام کند؛ مدیران و کارکنان مجموعه میبایست بر همین اساس برای خود اهدافی تعریف کنند. اما پیش از هر اقدامی باید ارتقای عملکرد کارکنان به شکلی درست و واضح تعریف شود، تا کارکنان بدانند چه انتظاری از آنها میرود. بهعلاوه باید برای عملکرد درست و قابل قبول استانداردها، معیارهایی مشخص شود تا کارکنان یک ایده واضح، شفاف و جامع داشته باشند. پس از آن که اهداف را مشخص کردید و به پرسشهای فوق پاسخ دادید باید برای محققشدن اهدافتان برنامهریزی کنید و اقداماتی صورت دهید. این مرحله از چرخه مدیریت عملکرد درست به مانند مرحله برنامهریزی برای اقدام در مدل LEAP است. کارکنان باید به هنگام نوشتن این برنامه بر روی تقویت توانمندیهایشان و یادگیری مهارتهای جدید تمرکز کنند. یادتان باشد این آموزشها به اندازه اقدامات و فعالیتهایتان اهمیت دارند. این برنامه باید بر روی توسعه فردی تمرکز داشته باشد، نه لیست کارهایی که باید انجام شوند.
پاسخ این پرسشها به شما کمک میکند تا این برنامه را تکمیل کنید.
- برای محقق ساختن اهدافم باید چه آموزشهایی ببینم؟
- برای یادگیری این مهارتها و مطالب جدید چه باید بکنم؟
- مطالعه کنم؟
- -عملکرد دیگران را بررسی و مشاهده کنم؟
- در اینترنت جستجو کنم؟
- در دورههای آموزشی شرکت کنم؟
- چه کارهایی باید انجام شوند؟
- کی باید انجام شوند؟
- معیار و تعریف من از موفقیت چیست؟
- این اهداف با اولویتها و اهداف سازمان همخوانی دارند؟
- نظارت و ارزیابی به چه نحو خواهد بود؟
-
بررسی میزان پیشرفت
بسیار مهم است که در طول سال بررسی کنید و ببینید تا چه اندازه در مسیر رسیدن به هدفتان پیشرفت کردهاید. برای این کار روشهای متعددی وجود دارد و شما میتوانید با توجه به دادهها و شواهدی که در اختیار دارید، بهترین و مناسبترین روش را انتخاب کنید. بهعنوانمثال فرض کنید، هدف شما افزایش حجم فروش است. میتوانید بر اساس دادههای بخش فروش میزان پیشرفت خود را بررسی و ارزیابی کنید. اما اگر هدفتان مستقل عمل کردن کارکنان بخش فروش باشد برای بررسی پیشرفتتان باید رفتار آنها را مشاهده کنید و بر مبنای اطلاعات شهودی این پیشرفت را ارزیابی کنید.
بهعنوانمثال میتوانید، بررسی کنید و ببینید کارکنان بخش فروش هر روز چند بار برای حل مشکلاتشان به مدیر خود مراجعه میکنند و این رقم را با روزهای قبل مقایسه کنید. اگر هدف بهبود مهارتهای مدیریتی یا رهبری کسبوکار باشد میتوانید از کارکنان بخواهید پرسشنامههایی را پر کنند که بر همین اساس طراحی شدهاند. سپس بر مبنای اطلاعات و دادههای حاصل، میزان پیشرفت خود را در ارتقای مهارتهای مدیریتی بررسی کنید. بهعلاوه میتوانید از سایر همکاران و کارکنان بخواهید تا به شما بازخورد دهند یا تکنیکها و مهارتهایی را که آموختهاید، در تعامل با کارکنان به کار بگیرید. در هر صورت کسی که میخواهد میزان پیشرفت و بهبود عملکردش را بررسی کند، باید مسئولیت جمع آوری دادهها و اطلاعات لازم را به عهده بگیرد.
-
بازخوردهای کوچینگی و نقش آنها در چرخه مدیریت عملکرد
فرآیند بازخورد دادن در کوچینگ یک فرایند دوسویه است. بهگونهای که فرد بازخوردها را از آن خود میداند و صرفاً یک شنونده نیست. این بازخوردها دقیق، صحیح و شهودی هستند و به افراد کمک میکنند تا عملکرد خود را بهبود ببخشند. گاهی افراد پیش خود گمان میکنند که بهعنوان یک مدیر بازخوردهای مفید و سازندهای به کارکنان ارائه میدهند، اما در واقع با گوشه و کنابه قضاوتهای شخصی خود را به زبان میآورند. در نتیجه کارکنان هیچ توجهی به این سخنان نمیکنند یا واکنشهای احساسی نشان میدهند. بازخوردهایی که در قالب اظهار نظرهای کلی یا قضاوتهای مغرضانه ارائه میشوند، هدفی جز آسیب رساندن به شنونده، تهدید کردن یا ترساندن او ندارند. به هیچ عنوان نمیتوانند تأثیر مثبتی در عملکردش داشته باشند. بازخوردهای کوچینگی صادقانه، واقعیت محور، منظم و مستمر هستند. نباید منتظر بماند تا اوضاع به هم بریزد یا از کنترل خارج شود سپس آن بازخوردهای طلایی را به زبان آورد. از بازخورد دادن نترسید بازخورد اگر، کوچینگی، سازنده، صریح و واقعیت محور باشد؛ هیچ کس از شنیدن آن ناراحت نخواهد شد.
نکته کلیدی :
مدیر بودن به این معنا نیست که شما تمام پاسخها را دارید بلکه به این معنا است که میتوانید به افراد کمک کنید تا بهترین عملکرد را از خود نشان دهند.
کلام آخر :
کوچینگ یک فرایند بلند مدت و تخصصی است. از قدیم گفتهاند گر صبرکنی ز غوره حوا سازی! این ضرب المثل فرایند کوچینگ را خلاصه میکند. کوچینگ، ارزیابی عملکرد را هدفمند میکند. مهم نیست که سازمان شما چطور بزرگ یا چقدر کوچک است این ارزیابی به شما نظم دوباره میبخشد و اگر در راستای کوچینگ آن را نگه دارید، یک راهبرد بدون نقض را به راحتی در سازمان خود پایهریزی کردهاید. بنابراین به عنوان یک مدیر و یا رهبر حرفهای، همیشه به دنبال کارآمدترین راه ممکن باشید.